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水建学院物资采购工作管理办法

作者:     来源:     发布日期:2017-03-28     浏览次数:

  

  一、物资采购范围

  包括教学科研仪器设备、文体设备、办公设备、实验台及办公家具、网络产品及信息工程项目和服务、图书资料等。

  采购单项或批量在10万元(含)以上的货物和服务项目报学校国资处集中采购。其中纳入政府集采目录的须按学校“校国资发〔2016〕442号”文件第十六条相关要求执行政府集中采购。

  采购单项或批量在10万元以下的货物和服务项目实行学院分散采购,由学院物资采购工作组组长依规负责审批采购方式。

  二、学院物资采购组织机构及评标委员会组成

  学院物资采购领导小组负责物资采购的具体组织和服务工作。按照学校文件精神,学院组成物资采购领导小组,成员如下:

  组  长:主管国资的院领导

  副组长:主管纪检工作领导、相关业务副院长(负责技术指标)、工会正(副)主席

  成  员:相关实验室主任、技术人员、国资员、实验室管理员及相关专业老师(每次采购工作,根据采购物品性质确定3-7人)

  评标委员会:由院物资采购领导小组成员或项目工作组成员、使用部门相关负责人、技术专家组成。无论招标评标、议标谈判,还是外出考察,负责纪检工作的人员全程参与,监督采购工作运作程序,负责投标商的资质审查,检查合同履行情况,对建设项目中有关水电安装、环境装修、室内外配套施工等辅助工程进行工程量的取费核算进行审查。

  使用部门:参与招标文件的编写;对标的物的使用功能、产品质量、技术性能负责;参与项目的实施与验收;具体办理资产入库和合同付款手续。

  技术专家:由院内或院外专家组成,对标的物的技术品质和技术性能的评审结果负责,参与相关验收工作。

  三、物资采购相关程序

  (一)由学院预算类经费承担的物资采购:

  1、资金额度范围:凡需采购物资2万元(不含)以下,由经费审批人按照程序审批购买;2万元到5万元(不含)以下,由经费负责人组织3-5人的专家小组,自行讨论,按需采购; 5万元(含)到10万元(单价或批量在5万元(含)到10万元),由经费负责人提出项目采购计划,报学院物资采购领导小组,由学院物资采购小组审批后进行采购。

  2、学院按照采购资金额度的大小和实际情况可分别提出采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价竞标、商务关系续存等六种采购方式。根据学院物资采购领导小组授权,还可采取以下采购形式:①组织市场调研,形成考察报告,提交学院物资采购领导小组会议审定,授权使用系(室)招标采购;②询价直采。

  3、采购形式为招标的,必须编制招标文件。招标文件由国资员和使用部门共同编写,其中,商务部分按规范格式由国资员书写,技术部分由采购申请人完成。

  4、根据学院物资供应商数据库,结合使用部门推荐和市场考察调研情况,筛选产生至少三家供应商,根据具体情况,学院可对供应商进行先期资质审查或实地考察,参标供应商范围连同招标文件报学院物资招标采购领导小组负责人审批后执行。评标会议一周前向供应商发出投标邀请函。应标供应商不足三家时不得进行招标。

  5、经学院物资采购领导小组招标或议标谈判确定中标单位,授予中标通知书。中标通知书一式二份,盖学院公章,经院物资招标采购领导小组负责人签署后生效。中标通知书包含中标单位名称,中标项目等内容,中标单位凭中标通知书签订采购合同。

  进口设备采购合同签订后由国有资产管理处代表学校与外贸公司签订外贸进口代理协议,统一办理进口许可证和减免税证明。进口设备的预付款手续由使用单位凭外贸进口代理协议和合同到学校计划财务处办理。

  6、物资设备到货或整个系统施工完毕后,由使用部门提出验收申请,学院物资采购领导小组牵头组织供应商和相关单位验收(核对规格、型号,清点数量,检查附件、配件、资料是否齐全,外观是否完好),并形成验收报告,在验收过程中如发现问题,由使用部门负责向供货方交涉解决。验收合格后七个工作日内由使用部门物资保管员到国资员处办理资产入库手续,到财务处办理付款手续。国产设备凭采购合同、发票及验收报告单付款;进口设备凭外贸委托代理协议(人民币汇率)、发票、入库单及验收报告单付款。

  (二)由课题科研经费承担的物资采购:

  为保证科研经费各类采购程序合理合法,学院规定如下:

  1、资金额度范围:凡需采购物资2万元(不含)以下,由经费负责人自行按需采购;2万元(含)到5万元(不含),组成由非课题经费负责人担任组长的采购小组,自行讨论、按需采购;5万元(含)到10万元(单价或批量在5万元(含)到10万元),组成由非课题经费负责人担任组长的采购小组(含分管科研工作业务副院长或分管纪检工作的领导),提出项目采购计划,报学院物资采购领导小组,进行采购。

  2、学院按照采购资金额度的大小和实际情况可分别提出采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价竞标、商务关系续存等六种采购方式。根据学院物资采购领导小组授权,还可采取以下采购形式:①组织市场调研,形成考察报告,提交学院物资采购领导小组会议审定,授权使用系(室)招标采购;②询价直采。

  3、采购小组确定中标单位,项目负责人或经费负责人与中标单位签订采购合同。

  4、物资设备到货或整个系统施工完毕后,仪器设备开箱验收和技术验收由采购人或项目负责人或经费负责人负责验收(核对规格、型号,清点数量,检查附件、配件、资料是否齐全,外观是否完好)。验收合格后七个工作日内物资保管员或使用人到国资员处办理资产入库手续,到财务处办理付款手续。若验收过程中或使用过程中发现问题,由项目负责人或经费负责人负责向供货方交涉解决。

  四、几点说明

  1、凡是采购形式为招(议)标的,招(议)标工作过程中,与投标人有利害关系的人应回避,不得进入评标(谈判)委员会。评标(谈判)委员会名单在中标结果确定前应当保密。

  2、采购计划中的大型国产设备和进口设备的配置与技术指标要求须为中性,不能具有品牌倾向性和针对性。在满足科研教学要求的前提下不应限定品牌和型号,调研或推荐的公司厂家一般不少于三家。

  3、单一来源设备的采购,使用部门应出具书面报告及情况说明,阐明原因和理由,经学院采购领导小组负责人批准后方可进入采购程序。

  4、学院预算经费的物资设备保修期内的维修和调换事宜由使用部门或项目负责人操作实施,因设备质量、技术指标或到货期等原因与供应商产生的纠纷由学院负责组织协商解决,使用部门、技术指标负责人共同参与;课题经费的物资设备产生以上问题,由经费负责人协商解决。

  5、采购2万元(含)以上物资的,均要形成会议纪要(参与议标或招标人员签字),报学院国资员处存档。

  6、学院物资设备采购档案由国资员负责存档。所有相关档案采购完成后要交回国资员处,包括“立项审批报告”、“采购计划表”、“招标会议记要”、 “采购合同”、“申购单“等。

  各项采购活动要遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则。招标活动应符合国家有关法律、法规。

  不准接受投标单位、有关厂家赠送的贵重礼品、宴请、有价证券及可能影响公正执行公务的活动。要严格遵守物资招标采购工作保密规定,在招标工作中,不准与投标方私下接触,向投标单位泄露招投标信息;不准采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商、向投标人透漏其它潜在供应商情况等。

  7、评审与招标费用按校计划财务处按统一标准收取,并由计划财务处负责核算和管理(或经与商家协商,不收取费用)。

  五、其他条款参照国家有关法律法规和教育部及我校有关规定执行。

  六、本办法自201741日起执行,水建【20157号物资采购文件同时废止。

  

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      


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